Privacyverklaring – Letterdesk

Letterdesk, gevestigd aan Sint Annastraat 172 in Nijmegen, is verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens zoals weergegeven in deze privacyverklaring.

Contactgegevens:

www.letterdesk.nl
Sint Annastraat 172
6524 GT Nijmegen
06 15 51 28 54
info@letterdesk.nl

Kris Wijnands is de Functionaris Gegevensbescherming van Letterdesk. Zij is te bereiken via kris@letterdesk.nl

Bij de verwerking van persoonsgegevens in Nederland zijn wij per 25 mei 2018 gebonden aan de Algemene Verordening Gegevensbescherming. In dit privacyreglement leggen wij uit hoe wij jouw privacy beschermen en hoe wij omgaan met jouw persoonsgegevens. Heb je vragen over dit privacyreglement?

Dan lees je hier hoe je daarover contact met ons kunt opnemen.

Van wie verwerken we persoonsgegevens?

• Onze klanten
• Potentiële klanten met wie we al contact hebben gelegd of willen leggen
• Ontvangers van eventuele nieuwsbrieven
• Andere personen die contact met ons opnemen

Persoonsgegevens die wij verwerken

Letterdesk verwerkt je persoonsgegevens doordat je gebruik maakt van onze diensten en/of omdat je deze gegevens zelf aan ons verstrekt.

Hieronder vind je een overzicht van de persoonsgegevens die wij verwerken:

– Voor- en achternaam
– Bedrijfsnaam
– Adresgegevens
– Telefoonnummer
– E-mailadres
– IP-adres
– Overige persoonsgegevens die je actief verstrekt bijvoorbeeld door een profiel op deze website aan te maken, in correspondentie en telefonisch
– Gegevens over jouw activiteiten op onze website
– Bankrekeningnummer

Persoonsgegevens zijn gegevens die iets zeggen over jou of gegevens die met jou in verband kunnen worden gebracht. Alles wat met jouw persoonsgegevens kan worden gedaan (bijvoorbeeld het verzamelen, opslaan, gebruiken, doorgeven of verwijderen van uw gegevens)  noemen we het ‘verwerken’ van persoonsgegevens. Wij verwerken persoonsgegevens die je zelf aan ons hebt gegeven door bijvoorbeeld het aanmaken van een account op onze website.

Dit zijn contactgegevens en andere persoonsgegevens. Bijvoorbeeld je naam, adres, postcode, woonplaats, telefoonnummer, e-mailadres, bedrijfsnaam, geboortedatum en overige informatie die noodzakelijk is met het oog op onze dienstverlening. Dit kunnen ook persoonsgegevens zijn die wij uit andere bronnen verkrijgen, zoals persoonsgegevens uit het Handelsregister van de Kamer van Koophandel, het Kadaster en persoonsgegevens die beschikbaar zijn op openbare (zakelijke) websites.

Ook van wederpartijen kunnen wij persoonsgegevens van je ontvangen. Dat zijn bijvoorbeeld personen, organisaties of bedrijven die een overeenkomst hebben gesloten met ons of met degene van wie de gegevens worden verwerkt.

Met welk doel verwerken wij je persoonsgegevens?

Wij hebben je persoonsgegevens nodig om ons werk goed uit te voeren. Wij verwerken je persoonsgegevens alleen als het noodzakelijk is voor het uitvoeren van de overeenkomst die wij samen aan zijn gegaan, of als jij een account hebt aangemaakt op onze website.

Ook zetten we je contactgegevens in ons klantsysteem en kunnen we deze gebruiken voor het verzenden van nieuwsbrieven als je daar toestemming voor hebt gegeven. Afhankelijk van de aard van je zaak, kunnen we ook andere persoonsgegevens dan contactgegevens verwerken. Dat kan als we daar een gerechtvaardigd belang op hebben en geen onevenredige inbreuk maken op je privacy.

Letterdesk verwerkt jouw persoonsgegevens bijvoorbeeld voor de volgende doelen:

– Het afhandelen van jouw betaling
– Verzenden van onze nieuwsbrief en/of reclamefolder
– Je te kunnen bellen of e-mailen als dit nodig is om onze dienstverlening uit te kunnen voeren
– Je te informeren over wijzigingen van onze diensten en producten
– Om goederen en diensten bij je af te leveren
– Letterdesk analyseert jouw gedrag op de website om daarmee de website te verbeteren en het aanbod van producten en diensten af te stemmen op jouw voorkeuren.
– Letterdesk verwerkt ook persoonsgegevens als wij hier wettelijk toe verplicht zijn, zoals gegevens die wij nodig hebben voor onze belastingaangifte.
– Letterdesk verwerkt persoonsgegevens op grond van toestemming of omdat dit noodzakelijk is voor uitvoering van de overeenkomst.

Hoe gaan we met je persoonsgegevens om?

Wij hebben maatregelen genomen om jouw persoonsgegevens te beveiligen en om misbruik te voorkomen. Wij zorgen er bijvoorbeeld voor dat het systeem waarin wij jouw persoonsgegevens opslaan beveiligd is.

Hoe lang bewaren wij jouw persoonsgegevens?

Wij zorgen ervoor dat je gegevens zorgvuldig bewaard en beschermd worden. In ons bewaarbeleid staat hoe lang we persoonsgegevens bewaren. Wij bewaren je gegevens niet langer dan nodig voor het doel waarvoor ze zijn verwerkt.

We houden ons daarbij aan de wettelijke bewaartermijnen. Dossiers van klanten met daarin persoonsgegevens bewaren wij tot maximaal 10 jaar nadat de opdracht is geëindigd, tenzij er redenen zijn om dit dossier langer te bewaren.

Delen we je informatie met derden?

Normaal gesproken delen we je persoonsgegevens niet met derden. Soms is dat echter wel nodig.

Bijvoorbeeld:

• Met gerechtelijke instanties
• Met een wederpartij
• Om een overeenkomst of notariële akte te sluiten.

We kunnen je informatie ook delen met door ons ingeschakelde opdrachtnemers, zoals een deurwaarder. Verder kunnen er wettelijke verplichtingen zijn waardoor we jouw persoonsgegevens aan derden moeten doorgeven. Als een rechterlijke uitspraak ons verplicht om jouw persoonsgegevens te delen met derden, dan moeten wij dat doen. We delen je persoonsgegevens nooit voor commerciële doeleinden.

Wil je je persoonsgegevens bekijken of aanpassen?

Wil je weten welke persoonsgegevens wij van je hebben vastgelegd? Vraag dan een overzicht op.

Vind je dat je persoonsgegevens onjuist of onvolledig verwerkt zijn? Of vind je het niet nodig dat we bepaalde gegevens verwerken? Dan kun je een verzoek tot wijziging, aanvulling of verwijdering indienen bij ons. Je hebt ook het recht om bezwaar te maken tegen de verwerking van je persoonsgegevens en je hebt recht op gegevensoverdracht.

Daarnaast heb je het recht om een verleende toestemming voor het verwerken van je persoonsgegevens weer in te trekken. Bijvoorbeeld bij het ontvangen van onze nieuwsbrief. Als je ons zo’n verzoek stuurt, reageren wij daar zo spoedig mogelijk op. In ieder geval binnen 4 weken na je verzoek laten we weten welke acties we ondernomen hebben.

Heb je vragen of klachten over het verwerken van persoonsgegevens door ons?

Mail dan naar info@letterdesk.nl. Je kunt je mail richten aan:

Letterdesk
Inzageverzoek persoonsgegevens

Sint Annastraat 172
6524 GT Nijmegen

Heb je een klacht?

De Autoriteit Persoonsgegevens controleert of ondernemingen zich aan de AVG houden. Als je denkt dat wij ons niet aan de geldende privacywetgeving houden, dan kun je contact met ons opnemen. We helpen je graag bij het vinden van een oplossing

Lukt dat niet? Dan heb je het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

Over dit privacyreglement

De regelgeving op het gebied van privacyrecht verandert regelmatig. Ons privacy beleid is daarom nooit helemaal klaar. Wij houden ons beleid up to date. Wij kunnen dit privacyreglement daarom altijd wijzigen. Zijn deze wijzigingen ook voor jou belangrijk? Dan laten we je dat weten.

De meest actuele versie van ons privacyreglement vind je terug op onze website.

Dit privacyreglement is voor het laatst gewijzigd op 05-08-2022.