Privacyverklaring – Letterdesk

Letterdesk, gevestigd aan Kwakkenbergweg 126, 6571 GB Berg en Dal, is verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens zoals weergegeven in deze privacyverklaring.

Contactgegevens:

www.letterdesk.nl
Kwakkenbergweg 126
6571 GB Berg en Dal
06 15 51 28 54

Kris Wijnands is de Functionaris Gegevensbescherming van Letterdesk. Zij is te bereiken via kris@letterdesk.nl

Persoonsgegevens die wij verwerken

Letterdesk verwerkt je persoonsgegevens doordat je gebruik maakt van onze diensten en/of omdat je deze gegevens zelf aan ons verstrekt.

Hieronder vind je een overzicht van de persoonsgegevens die wij verwerken:

– Voor- en achternaam
– Bedrijfsnaam
– Adresgegevens
– Telefoonnummer
– E-mailadres
– IP-adres
– Overige persoonsgegevens die je actief verstrekt bijvoorbeeld door een profiel op deze website aan te maken, in correspondentie en telefonisch
– Gegevens over jouw activiteiten op onze website
– Bankrekeningnummer

Bijzondere en/of gevoelige persoonsgegevens die wij verwerken

Onze website en/of dienst heeft niet de intentie gegevens te verzamelen over websitebezoekers die jonger zijn dan 16 jaar, tenzij ze toestemming hebben van ouders of voogd. We kunnen echter niet controleren of een bezoeker ouder dan 16 is. Wij raden ouders dan ook aan betrokken te zijn bij de online activiteiten van hun kinderen, om zo te voorkomen dat er gegevens over kinderen verzameld worden zonder ouderlijke toestemming. Als je er van overtuigd bent dat wij zonder die toestemming persoonlijke gegevens hebben verzameld over een minderjarige, neem dan contact met ons op via info@letterdesk.nl, dan verwijderen wij deze informatie.

Met welk doel en op basis van welke grondslag wij persoonsgegevens verwerken

Letterdesk verwerkt jouw persoonsgegevens voor de volgende doelen:

– Het afhandelen van jouw betaling
– Verzenden van onze nieuwsbrief en/of reclamefolder
– Je te kunnen bellen of e-mailen indien dit nodig is om onze dienstverlening uit te kunnen voeren
– Je te informeren over wijzigingen van onze diensten en producten
– Om goederen en diensten bij je af te leveren
– Letterdesk analyseert jouw gedrag op de website om daarmee de website te verbeteren en het aanbod van producten en diensten af te stemmen op jouw voorkeuren.
– Letterdesk verwerkt ook persoonsgegevens als wij hier wettelijk toe verplicht zijn, zoals gegevens die wij nodig hebben voor onze belastingaangifte.
– Letterdesk verwerkt persoonsgegevens op grond van toestemming of omdat dit noodzakelijk is voor uitvoering van de overeenkomst.

Geautomatiseerde besluitvorming

Letterdesk neemt niet op basis van geautomatiseerde verwerkingen besluiten over zaken die (aanzienlijke) gevolgen kunnen hebben voor personen. Het gaat hier om besluiten die worden genomen door computerprogramma’s of -systemen, zonder dat daar een mens (bijvoorbeeld een medewerker van Letterdesk) tussen zit. Letterdesk gebruikt de volgende computerprogramma’s of -systemen:

– Microsoft Exchange: De e-mail van Letterdesk worden gehost door Microsoft Exchange. Als je contact opneemt via mail, worden die betreffende mails opgeslagen op de servers van Microsoft Exchange.
– De website en back-ups van Letterdesk worden gehost door Monkeyvision. Gegevens die je achterlaat op de website, zijn op de servers van MonkeyVision opgeslagen.
– WordPress: Onze website is gerealiseerd via WordPress. WordPress houdt statistieken bij over het gebruik van de website. Hier worden je bewegingen over onze site dus anoniem opgeslagen, zodat wij onze site daarna kunnen optimaliseren.
– Met de WordPress-plugin Gravity Forms geven we je toegang tot onze e-books in ruil voor je e-mailadres. Als je ons er door het vakje aangevinkt te laten, toestemming voor hebt gegeven, krijgen wij je e-mailadres voor het verzenden van de nieuwsbrief.
– Wij versturen onze e-mailnieuwsbrieven met MailChimp. Onderaan elke e-mail die geautomatiseerd via onze website is verzonden ziet u de ‘unsubscribe’-link. Als je daar op klikt, ontvang je onze nieuwsbrief niet meer. Uw persoonsgegevens worden door MailChimp beveiligd opgeslagen. MailChimp maakt gebruik van cookies en andere internettechnologieën die inzichtelijk maken of e-mails worden geopend en gelezen. MailChimp behoudt zich het recht voor om uw gegevens te gebruiken voor het verder verbeteren van de dienstverlening en in het kader daarvan informatie met derden te delen.

Hoe lang we persoonsgegevens bewaren

Letterdesk bewaart je persoonsgegevens niet langer dan strikt nodig is om de doelen te realiseren waarvoor je gegevens worden verzameld, tenzij we op grond van een wettelijke regeling jouw gegevens langer moeten bewaren.

– Contact opnemen: op het moment dat je contact opneemt met Letterdesk via mail of telefoon, worden de gegevens die jij meestuurt, zoals je naam, bedrijfsnaam en e-mailadres opgeslagen op de mailserver. Deze mails worden voor onbepaalde tijd bewaard.
– Websitestatistieken: De gegevens die voor websitestatistieken worden opgeslagen zijn anoniem, dus niet verbonden aan je naam, bedrijf of e-mailadres. De gegevens worden voor onbepaalde tijd bewaard binnen WordPress.
– Nieuwsbrief: als je ons toestemming geeft voor het verzenden van onze nieuwsbrief, slaan we je e-mailadres en naam hiervoor op in MailChimp. Deze gegevens worden voor onbepaalde tijd bewaard.

Delen van persoonsgegevens met derden

Letterdesk verkoopt jouw gegevens niet aan derden en zal deze uitsluitend verstrekken indien dit nodig is voor de uitvoering van onze overeenkomst met jou of om te voldoen aan een wettelijke verplichting. Met bedrijven die jouw gegevens verwerken in onze opdracht, sluiten wij een bewerkersovereenkomst om te zorgen voor eenzelfde niveau van beveiliging en vertrouwelijkheid van jouw gegevens. Letterdesk blijft verantwoordelijk voor deze verwerkingen.

Cookies, of vergelijkbare technieken, die wij gebruiken

Letterdesk gebruikt alleen technische en functionele cookies. En analytische cookies die geen inbreuk maken op je privacy. Een cookie is een klein tekstbestand dat bij het eerste bezoek aan deze website wordt opgeslagen op jouw computer, tablet of smartphone. De cookies die wij gebruiken zijn noodzakelijk voor de technische werking van de website en jouw gebruiksgemak. Ze zorgen ervoor dat de website naar behoren werkt en onthouden bijvoorbeeld jouw voorkeursinstellingen. Ook kunnen wij hiermee onze website optimaliseren. Je kunt je afmelden voor cookies door je internetbrowser zo in te stellen dat deze geen cookies meer opslaat. Daarnaast kun je ook alle informatie die eerder is opgeslagen via de instellingen van je browser verwijderen.

Gegevens inzien, aanpassen of verwijderen

Je hebt het recht om je persoonsgegevens in te zien, te corrigeren of te verwijderen. Daarnaast heb je het recht om je eventuele toestemming voor de gegevensverwerking in te trekken of bezwaar te maken tegen de verwerking van jouw persoonsgegevens door Letterdesk en heb je het recht op gegevensoverdraagbaarheid. Dat betekent dat je bij ons een verzoek kan indienen om de persoonsgegevens die wij van jou beschikken in een computerbestand naar jou of een ander, door jou genoemde organisatie, te sturen.

Je kunt een verzoek tot inzage, correctie, verwijdering, gegevensoverdraging van je persoonsgegevens of verzoek tot intrekking van je toestemming of bezwaar op de verwerking van jouw persoonsgegevens sturen naar info@letterdesk.nl.

Om er zeker van te zijn dat het verzoek tot inzage door jou is gedaan, vragen wij jou een kopie van je identiteitsbewijs met het verzoek mee te sturen. Maak in deze kopie je pasfoto, MRZ (machine readable zone, de strook met nummers onderaan het paspoort), paspoortnummer en Burgerservicenummer (BSN) zwart. Dit ter bescherming van je privacy. We reageren zo snel mogelijk, maar binnen vier weken, op jouw verzoek.

Letterdesk wil je er tevens op wijzen dat je de mogelijkheid hebt om een klacht in te dienen bij de nationale toezichthouder, de Autoriteit Persoonsgegevens. Dat kan via de volgende link: https://autoriteitpersoonsgegevens.nl/nl/contact-met-de-autoriteit-persoonsgegevens/tip-ons

Hoe wij persoonsgegevens beveiligen

Letterdesk neemt de bescherming van jouw gegevens serieus en neemt passende maatregelen om misbruik, verlies, onbevoegde toegang, ongewenste openbaarmaking en ongeoorloofde wijziging tegen te gaan. Als jij het idee hebt dat jouw gegevens toch niet goed beveiligd zijn of er aanwijzingen zijn van misbruik, neem dan contact op via info@letterdesk.nl