We kennen allemaal wel die e-mails die je twee of zelfs drie keer moet lezen voordat je begrijpt wat de afzender bedoelt. Niet zo praktisch, natuurlijk, want daar komen fouten van. Maar geen zorgen, met een paar slimme tips kun jij jouw e-mails zó helder schrijven dat alle lezers direct snappen wat je bedoelt. Geen verwarring en geen onnodig heen-en-weer-gemail meer!

Laten we bij het begin beginnen: de onderwerpregel. Dit is het visitekaartje van je mail. Het is het allereerste wat de ontvanger ziet en deze regel bepaalt vaak of je e-mail geopend wordt of direct in de digitale prullenbak belandt. Een goede onderwerpregel is kort, krachtig en beschrijft precies waar je mail over gaat.

Stel je voor: je stuurt een e-mail over een geplande vergadering met je team. Welke onderwerpregel is helderder?

• ‘Vergadering morgen’
• ‘Teamvergadering op woensdag 20 december – agenda en voorbereiding’

Je raadt het vast al: met de tweede weet je lezer meteen waar die aan toe is. Geen vage termen, maar duidelijke taal!

Rust, reinheid en regelmaat

E-mails zijn geen eindeloze brieven waar je de lezer doorheen moet slepen. Houd het kort en bondig. Zorg voor een duidelijke structuur met alinea’s en tussenkopjes waar nodig. Mensen hebben online maar een korte aandachtspanne. En het is zonde als ze halverwege afhaken, natuurlijk.

Zo ziet een goede opbouw van een mail over een projectupdate eruit:

Onderwerp: Update project Zonnebloem

1. Introductie: ‘Hoi team, ik praat jullie even bij over de voortgang van project Zonnebloem.’
2. Status: ‘We hebben de eerste fase succesvol afgerond en zijn nu bezig met de voorbereidingen voor fase twee.’
3. Volgende stappen: ‘De komende week starten we met het testen van de nieuwe functies. Stuur je feedback voor vrijdag naar mij toe.’

Hoppa! Kort, krachtig en to the point. Geen ellelange verhalen, gewoon duidelijkheid.

Duidelijke vragen

Niets is frustrerender dan een e-mail waar je de vraag of actie moet raden. Als je wilt dat iemand iets doet, zeg het dan! Dat vind je lezer alleen maar fijn. Voeg deadlines toe en wees specifiek in je verzoeken. Vermijd vage uitspraken zoals ‘kun je hier misschien naar kijken?’. Probeer het liever zo: ‘kun je de rapportage voor zaterdag 17.00 uur controleren en je opmerkingen naar mij terugsturen?’.

Nu weet de ontvanger precies wat je nodig hebt. Een heldere e-mail voorkomt misverstanden en deadlinestress.

Helder taalgebruik

Sommige mensen hebben de neiging om hun e-mails vol te stoppen met ingewikkelde woorden en lange zinnen. Maar laten we eerlijk zijn: niemand houdt van zinconstructies waar je je hersenen  over moet breken. Houd het simpel!

Vergelijk deze twee zinnen eens:

• ‘Het zou wellicht nuttig zijn om de problematiek in overweging te nemen, zodat we eventueel tot een consensus kunnen komen.’
• ‘Laten we nadenken over het probleem en samen een oplossing vinden.’

Zie je het verschil? De lezer zal je dankbaar zijn als je de tweede versie gebruikt!

Fijne dag! 😊

Als je je boodschap duidelijk hebt overgebracht, eindig dan op een vriendelijke toon. Het maakt je e-mail persoonlijker en laat een positieve indruk achter. Bedankt de lezer voor diens tijd of sluit af met een lichte noot, zoals ‘alvast bedankt voor de moeite’ of ‘ik kijk uit naar je reactie, fijne dag!’.

Een uitroepteken komt na een vriendelijke zin vaak over als een digitale glimlach. Dat kun je ook nóg lettelijker doen door een simpele 😊 toe te voegen. Wie wordt daar nu niet vrolijk van?

RE: teksthulp gezocht

Heldere e-mails schrijven hoeft geen hogere wiskunde te zijn. Met een beetje extra aandacht voor structuur, taalgebruik en duidelijkheid kun je mails tikken die moeiteloos hun doel bereiken. Dit geldt ook voor zakelijke nieuwsbrieven. Meer weten over die tak van sport? Lees dan deze blog!

Het kan nog best lastig zijn om je e-mailgebruik van de ene op de andere dag om te gooien. Daarom helpen we je graag met die transformatie in de cursus Helder Zakelijk Schrijven.