Je herkent het vast: de ene collega mailt formeel met ‘Geachte heer/mevrouw’, terwijl de ander een appje stuurt met ‘Yo!’. Op social media klinkt je bedrijf lekker vlot, maar de offertes lezen als een juridisch handboek. Resultaat? Een onsamenhangend geheel waar klanten geen touw aan vast kunnen knopen.

Consistente communicatie is essentieel voor een professioneel imago en een sterke merkidentiteit. Maar hoe zorg je ervoor dat iedereen binnen je organisatie dezelfde toon en boodschap hanteert? In deze blog lees je zes praktische stappen om je bedrijfscommunicatie te verbeteren.

1. Bepaal je tone of voice (en hou je eraan)

Ben je een warme, toegankelijke club of een serieuze expert? Spreek je klanten aan met ‘je’ of met ‘u’? En hoe informeel mag het? Je tone of voice is dé manier waarop je, je bedrijf laat klinken. Leg die vast in een gids, inclusief voorbeeldzinnen en do’s & don’ts.

Tip: een tone of voice moet geen keurslijf zijn. Het moet richting geven, niet verstikken.

2. Werk met een contentstrategie

Zonder plan blijft communicatie een wirwar van losse berichten. Een contentstrategie helpt je koers te houden. Hierin leg je vast:

• Welke kanalen je gebruikt (website, social media, nieuwsbrieven, klantmails);
• Welke kernboodschappen je wilt uitdragen;
• Hoe vaak je communiceert;
• En in welke vorm je dat doet.

Met een contentkalender voorkom je dat je de ene maand overloopt van ideeën en de volgende maand radiostilte heerst.

3. Maak een huisstijl – ook voor taal

Een logo en kleurtjes zijn leuk, maar heb je ook nagedacht over een taalkundige huisstijl? Denk aan:

• Woorden die je wel of juist niet gebruikt (bijvoorbeeld: ‘klanten’ of ‘partners’?);
• Hoe je productnamen en functietitels schrijft;
• En hoe je omgaat met hoofdletters, afkortingen en interpunctie.

Deze details maken het verschil tussen een samenhangend merk en een communicatiemix die alle kanten op schiet.

4. Zorg voor training en richtlijnen

Niet alleen de marketingafdeling communiceert namens je bedrijf. Ook sales, klantenservice en HR bepalen hoe je merk overkomt. Geef medewerkers daarom duidelijke richtlijnen en – als het even kan – een training. Dit kan via korte workshops, een interne schrijfwijzer of een AI-tool die helpt bij consistent taalgebruik. Weet je niet hoe je zelf zo’n training moet (vorm)geven? Helpen wij je graag mee!

5. Werk met templates (zonder dat alles op elkaar gaat lijken)

Standaardteksten klinken saai? Niet als je ze slim inzet. Templates voor offertes, e-mails en socialmediaposts zorgen ervoor dat je basisboodschap consistent blijft, terwijl er genoeg ruimte is voor een persoonlijke twist. Goede templates zijn geen knip-en-plakwerk, maar slimme formats waar medewerkers makkelijk hun eigen draai aan kunnen geven.

6. Blijf evalueren (maar overdrijf het niet)

Consistentie betekent niet dat je communicatie nooit mag veranderen. Taal en trends bewegen mee. Kijk dus regelmatig of je tone of voice nog past bij je doelgroep en je bedrijf.

Maar let op: ga niet bij elke verandering meteen het hele communicatiebeleid herschrijven. Kleine aanpassingen? Prima. Maar een complete rebranding elke twee jaar? Dat zorgt juist voor verwarring.

Geen regels, maar een richting

Consistente communicatie is geen kwestie van regels opleggen, maar van richting geven. Met een duidelijke tone of voice, strategie en een beetje discipline zorg je ervoor dat je bedrijf herkenbaar en professioneel overkomt.

Wil je een communicatiestrategie opstellen of heb je hulp nodig bij het verbeteren van je professionele communicatie? Gezellig!