JUNIOR
OFFICEMANAGER
(24-32 uur)
Zie jij het als een uitdaging om orde te scheppen in de chaos die een team van creatieve tekstschrijvers met zich meebrengt? Dan hebben wij een uitdagende werkplek voor jou! Tekstbureau Letterdesk is op zoek naar versterking voor ons team van tekstschrijvers. Als junior officemanager hou jij van nette Excel-sheets, afgevinkte to do-lijstjes en strakke planningen.
Wie zoeken wij?
Jij krijgt energie van een strakke planning: voor projectmanagement draai je jouw hand niet om. En administratie? Niks maakt je gelukkiger dan foutloze overzichten. Je…
- houdt van structuur en dingen regelen
- bent initiatiefrijk en ondernemend
- bent van de lijstjes en overzichtjes: ‘checken’ is jouw middle name
- kunt niet tegen chaos en zult er dan ook alles aan doen om dat op te lossen
- pakt zonder problemen de telefoon om dingen snel te regelen
- durft je collega’s aan de jas te trekken als ze jouw planning in de war dreigen te schoppen
- werkt superprecies en netjes: alle puntjes staan op de i
- bent tegelijkertijd niet bang van een potje improvisatie
Schrijvers hebben we genoeg, maar taalgevoel is fijn: je hoeft echt niet te gaan bloggen, maar je kunt wel heldere, vriendelijke mails tikken.
Heb je relevante werkervaring of een opleiding in de richting van officemanagement of administratie, dan is dat mooi meegenomen! Heb je dat niet, maar wil je het wel leren? Ook heel fijn!
Wat mag je doen?
Als officemanager ben jij voor veel klanten van Letterdesk het eerste aanspreekpunt. Jij zorgt ervoor dat de planning soepel verloopt. Je takenpakket is daardoor superdivers. Je gaat bijvoorbeeld aan de slag met:
- Administratieve werkzaamheden, zoals facturatie en debiteuren
- Facilitaire zaken, van voorraden bijhouden tot het organiseren van teamuitjes en bijeenkomsten
- Ondersteuning van het team, bijvoorbeeld door agenda’s en processen te stroomlijnen
- Projectmanagement, zoals planning van afspraken en het bewaken van deadlines
Waarom Letterdesk?
Omdat het leven van onze officemanager nóóit saai is. Als groeiende organisatie bieden we je veel kansen om je te ontwikkelen, veel vrijheid én inspraak! En met ons enorm diverse klantenbestand is geen dag hetzelfde. De feitjes? Je krijgt:
- Een salaris tussen € 1.910 en € 2.360 (op basis van 32 uur), afhankelijk van je ervaring
- Een jaarcontract, en we hopen samen door te kunnen groeien
- Een fijn kantoor aan de Sint Annastraat, waar je tijdens de Vierdaagse prachtig uitzicht hebt
- Flexibele werktijden, reiskostenvergoeding, 8% vakantiegeld en 5 weken vakantie
But wait, there’s more!
- We bieden je de ruimte om je verder te ontwikkelen als professional – wat dat precies inhoudt? Dat bespreken we samen. We staan open voor je inbreng
- Een gezellig, jong en hardwerkend team, waarmee we ook regelmatig buiten werktijd leuke uitjes doen
- Laptop en telefoon
- Deels thuiswerken vinden we geen probleem
Startdatum in overleg!
Officemanager bij Letterdesk – yes please!
Lijkt het je wat? We lezen je cv en motivatie (eventueel met referenties) graag! Je mag deze voor 1 april 2024 sturen naar Els Hekkenberg via info@letterdesk.nl
Eerst meer weten?
Geen probleem! Bel, mail of app ons dan via 06 15 46 33 95 of info@letterdesk.nl of lees hieronder verder. Daar hebben we een werkdag uit jouw nieuwe leven als onze officemanager beschreven.
De maandag van onze junior officemanager
8.15 uur Je bent vanochtend als eerste op kantoor. Lekker, dan kun je de boel rustig opstarten. Je zorgt dat alle ruimtes er uitnodigend uitzien en pakt meteen even de schone vaatwasser mee.
8.30 uur Tegen de tijd dat je bent opgestart, komen je collega’s binnendruppelen. Je kletst nog even over het weekend en checkt de mailbox nog snel. Want een kwartiertje later begin je met de weekplanning! Alle collega’s verzamelen in de grote ruimte. Jij neemt de leiding en neemt de agenda’s door. Heeft iemand een te vol programma? Is er nog iets dat tussendoor is gekomen? Ook kijk je naar de projectplanning en zorg je dat alle projecten goed doorlopen. Ligt er iets te lang stil, dan help je je collega’s om de vaart er weer in te krijgen!
9.30 uur Tijd voor koffie! Je gaat aan de slag met administratie: je maakt facturen op en stuurt deze uit. Je checkt welke klanten nog een factuur open hebben staan en helpt hen daar even aan denken. En je duikt de boekhouding in.
10.07 uur Je collega zit al even te wachten, maar hun afspraak komt niet opdagen. Dat is gek! Je belt de klant en checkt waar het mis is gegaan. Blijkt dat ze hun tandartsafspraak vergeten waren. Geen probleem. Je verzet de afspraak en geeft de excuses van de klant door aan je collega. Terug naar de facturatie.
11.00 uur Even wat anders: rondje bellen! Een van je collega’s schrijft een magazine voor een hogeschool. Daarvoor moeten we tien leraren interviewen. En die mag jij inplannen! Je checkt nog even het klantteam, zodat je weet welke agenda’s je mag gaan vullen. En je stelt de geïnterviewden gerust – het is écht niet zo spannend als het lijkt!
12.00 uur Nog even tijd voor praktische zaken. Je loopt de voorraadkast na – we zouden niet zonder koffie willen komen zitten, natuurlijk! Je loopt even langs het schoonmaakrooster, waar iedereen zich natuurlijk netjes aan houdt. En je helpt Els en Kris er even aan denken dat ze volgende week een cadeautje moeten hebben voor een jarige collega. Ideeën genoeg, natuurlijk!
12.30 uur Pauze! Lekkere tosti of even een korte wandeling? Met je collega’s Wie is de Mol of B&B Vol Liefde fileren? Of gewoon even lekker je telefoon induiken en je vrienden appen?
13.00 uur Voordat je teruggaat naar je scherm, heb je een half uurtje officemanagement-meeting met Kris. Je neemt je takenlijst door, kijkt zelf of jij voor komende week nieuwe taken of uitdagingen ziet. En Kris helpt je met het bedenken van een strijdplan. Kom je ergens niet uit, en was er even geen gelegenheid om het eerder te vragen? Dan doe je dat nu!
13.30 uur Terug naar je scherm. De snelle to do’s van de officeplanning tackel je meteen. Kan maar afgevinkt zijn!
14.00 uur Even je collega’s van marketing ondersteunen. Bijvoorbeeld door blogs in het CMS van onze website te plaatsen. Of door de socials in te plannen. Je controleert meteen even of iedereen nog wel netjes de tijd heeft geblokt om de nieuwe blogs te schrijven.
15.00 uur Febo-meeting! Feesten en Borrelen, dus! Of ja, feesten en borrels plannen. We hebben een hele jaarplanning met elke paar maanden een leuk teamuitje. Dus je gaat nu met je Febo-collega’s brainstormen wat het volgende uitje gaat worden. Hebben jullie een plan? Dan ga je offertes opvragen en een datumprikker rondsturen.
16.00 uur Laatste uurtje, laatste loodjes. Je kijkt of je nog losse eindjes op je to do-lijst hebt staan en zet die in je agenda. Die ene leraar van vanochtend probeer je nog een keertje. En je vraagt Els nog even om het missende bonnetje van vorige week. Met een checklist vol vinkjes kun jij met een gerust hart de dag afsluiten!
